২১ নভেম্বর ২০০৯ বেলা ৪:৩০টায় মদিনা হজ্জ মিশন অফিসে মাননীয় ধর্ম প্রতিমন্ত্রী, এডভোকেট মোঃ শাহজাহান মিয়ার সভাপতিত্বে মদিনায় হজ্জ ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত একটি মতবিনিময় সভা অনুষ্ঠিত হয়। উক্ত সভায় বিশেষ অতিথি হিসেবে উপস্থিত ছিলেন মাননীয় স্বরাষ্ট্র প্রতিমন্ত্রী এডভোকেট সামছুল হক টুকু। এছাড়া কেবিনেট সচিব, ধর্ম বিষয়ক মন্ত্রণালয় সংক্রান্ত সংসদীয় স্থায়ী কমিটির সভাপতি জনাব মোঃ মজিবর রহমান সহ আগত মাননীয় সাংসদবৃন্দ, জেদ্দাস্থ কনসুলেট জেনারেল সহ সংশ্লিষ্ট  আরও অনেকে উপস্থিত ছিলেন। সভায় এ বছরের হজ্জ ব্যবস্থাপনা অন্যান্য বছরের তুলনায় সার্বিক বিবেচনায় সন্তোষ- জনক হিসেবে বক্তারা অভিমত প্রকাশ করেন। সভায় পরবর্তী বছরগুলোতে সুষ্ঠুভাবে হজ্জ ব্যবস্থাপনার জন্য কিছু সুপারিশ পেশ করা হয়।